ความเป็นมา "ระบบสารสนเทศเพื่อการพัฒนาคุณภาพ"

สืบเนื่องจากที่สำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา (สกอ.) สำนักงานรับรองมาตรฐานและประเมินคุณภาพการศึกษา (องค์การมหาชน)(สมศ.) และสำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร.) กำหนดให้มหาวิทยาลัยต้องจัดทำรายงานการประเมินคุณภาพการศึกษา รายงานผลการปฏิบัติราชการ ซึ่งมีส่วนที่ต้องรายงานข้อมูลตัวชี้วัด/ประกอบรายงาน เพื่อเป็นการปฏิบัติตามพระราชบัญญัติการศึกษาแห่งชาติ พ.ศ. 2542 และพระราชกฤษฎีกา ว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ.2546 ซึ่งจากการดำเนินงานที่ผ่านมา พบว่า ในการเก็บข้อมูลของคณะ/สถาบันฯ ส่วนใหญ่ยังไม่มีระบบฐานข้อมูลรองรับ ทำให้มีความคลาดเคลื่อนและความยากลำบากในการต้องจัดทำข้อมูลชี้แจงหน่วยงานภายนอกดังกล่าวและประกอบกับจากการเยี่ยมสำรวจหน่วยงานตามระบบคุณภาพมหาวิทยาลัยมหิดลปีงบประมาณ 2548 เมื่อเดือนพฤศจิกายน 2548- เมษายน 2549 ได้รับข้อมูลย้อนกลับว่าคณะ/สถาบันฯ ส่วนใหญ่ยังขาดระบบฐานข้อมูล และระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ที่จะรองรับการดำเนินงานตามภารกิจต่างๆ โดยเฉพาะในส่วนของการจัดทำรายงานชี้แจงหน่วยงานภายนอกและส่วนที่สนับสนุนการจัดทำรายงานการประเมินตนเองตามระบบคุณภาพ (MUQD) ของมหาวิทยาลัย

ฉะนั้นเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ ความคล่องตัวและมีข้อมูลในเชิงที่สามารถนำไปวิเคราะห์เพื่อการพัฒนาคุณภาพในพันธกิจต่างๆ มหาวิทยาลัยได้มีการรับทราบจากที่ประชุมคณบดีในการประชุมครั้งที่ 15/2550 เมื่อวันพุธที่ 17 ตุลาคม 2550 จึงได้ว่าจ้างมหาวิทยาลัยแม่โจ้เป็นที่ปรึกษาและออกแบบระบบและติดตั้งโปรแกรมที่มหาวิทยาลัยแม่โจ้ได้พัฒนาขึ้น ซึ่งมีชื่อโปรแกรมว่า “ระบบสารสนเทศคณะ (Faculty Information System – FIS)” โดยเป็นโปรแกรมที่มีหลักการของการเก็บข้อมูลระดับคณะ และประมวลผลรวมเป็นภาพมหาวิทยาลัย ซึ่งก่อให้เกิดประโยชน์ทั้งระดับคณะที่มีการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ มีมาตรฐานเดียวกับด้วยโปรแกรมที่ง่ายต่อการดำเนินงาน ทั้งมหาวิทยาลัยก็จะมีข้อมูลพร้อมหลักฐานอ้างอิง ซึ่งจัดเก็บในระบบฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์พร้อมต่อการชี้แจงแก่ สมศ. ก.พ.ร. และ สกอ.ได้เป็นอย่างดี ต่อมา เมื่อมหาวิทยาลัยเริ่มดำเนินการเปิดตัวระบบ FIS เมื่อเดือนมีนาคม 2551 ให้คณะ/สถาบันฯ เริ่มบันทึกข้อมูลจริงเข้าสู่ระบบ มหาวิทยาลัยได้เปลี่ยนชื่อเรียกระบบดังกล่าวเสียใหม่ว่า “ระบบสารสนเทศคณะ มหาวิทยาลัยมหิดล (Mahidol University Faculty Information System).” ใช้ชื่อย่อว่า “MUFIS"

ระบบ MUFIS เป็นระบบสารสนเทศที่รองรับความต้องการของส่วนงานต่างๆ ของมหาวิทยาลัยมหิดลในการแสดงข้อมูลเพื่อแสดงผลการดำเนินการที่สอดคล้องกับแผนยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัย อันประกอบด้วยแผนงาน/โครงการ และพันธกิจของมหาวิทยาลัยในทุกด้าน ได้แก่

    • การศึกษา เช่น ข้อมูลหลักสูตรวิทยานิพนธ์ การตีพิมพ์ บทความเชิงวิชาการ การรับรางวัลต่างๆ ของนักศึกษา
    • การวิจัย เช่น โครงการวิจัยต่างๆ การตีพิมพ์ผลงานวิจัย นวัตกรรม งานสร้างสรรค์
    • งานบริการวิชาการ เช่น ทรัพย์สินทางปัญญา สิทธิบัตร อนุสิทธิบัตร
    • การบริหารทรัพยากรบุคคล เช่น จำนวน วุฒิการศึกษา ตำแหน่งวิชาการ การฝึกอบรมต่างๆ
    • ทางด้านอื่นๆ เช่น กิจกรรมส่งเสริมศิลปวัฒนธรรม ข้อมูลห้องประชุมและการจอง เป็นต้น

ระบบ MUFIS สามารถทำงานใน 3 ระดับได้แก่

    • ระดับล่างหรือระดับปฏิบัติการ สำหรับคณะ/สถาบันที่ไม่มีระบบงานคอมพิวเตอร์รองรับงานในระดับปฏิบัติการ สามารถใช้ MUFIS ในการคีย์รับข้อมูลผลการดำเนินการเข้าสู่ระบบโดยตรง
    • ระดับกลางหรือระดับ Management Information System (MIS) สำหรับคณะ/สถาบันที่มีระบบงานคอมพิวเตอร์รองรับงานระดับปฏิบัติงาน (เช่น ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล ระบบงบประมาณ ระบบการศึกษา เป็นต้น) ระบบ MUFIS เพื่อแสดงรายงานเชิงบริหารจัดการได้
    • ระดับสูงหรือระดับ Executive Information System (EIS) โปรแกรม MUFIS ได้ถูกพัฒนาขึ้นให้แสดงรายงานเชิงบริหารเพื่อช่วยในการบริหารจัดการ เช่นรายงานบุคลากรตามช่วงอายุ ตามตำแหน่งวิชาการ ตามวุฒิการศึกษา เพื่อใช้สำหรับการวางแผนการพัฒนาบุคลากรหรือจัดเตรียมบุคลากรให้เหมาะสมเป็นต้น

การใช้งานระบบ MUFIS มี 4 ระดับ ได้แก่

    • ระดับส่วนบุคคล สามารถแสดง Profile และ Resume ได้ และในอนาคตสามารถปรับปรุงให้แสดงแบบกพอ. 03 เพื่อใช้สำหรับการขอตำแหน่งวิชาการได้
    • ระดับส่วนงาน สามารถแสดงรายงานเพื่อช่วยในการติดตามและประเมินผลการดำเนินงานในภาพรวมของส่วนงาน เป็นรายงานประจำปี และช่วยในการบริหารจัดการได้
    • การนำมาใช้ในการประกันคุณภาพการศึกษา สามารถรองรับการประเมินคุณภาพภายในจาก สกอ. และ การประเมินคุณภาพภายนอกจาก สมศ. ได้ โดยโปรแกรม MUFIS จะแสดงตัวชี้วัดที่เป็นผลการดำเนินการในส่วนการศึกษา การวิจัย การบริการวิชาการ และการบริหารที่กำหนดโดย สกอ. และ สมศ. ในส่วนที่เป็นข้อมูลเชิงปริมาณได้ และสามารถนำมาพัฒนาปรับปรุงให้เป็นรายงานข้อมูลเชิงคุณภาพในอนาคตได้
    • การประยุกต์เพื่อการตัดสินใจในการบริหารจัดการโดยผู้บริหารระดับกลางไปถึงผู้บริหารระดับสูง โปรแกรมสามารถแสดงในรูปแบบรายงานที่มีข้อมูลประกอบกราฟ ของข้อมูลต่างๆ ที่ช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหาร เช่น กราฟแสดงโครงสร้างบุคลากร โครงสร้างอายุของบุคลากร จำแนกตามตำแหน่งวิชาการ โครงสร้างอายุของบุคลากรจำแนกตามวุฒิการศึกษา จำนวนเงินโครงการวิจัยต่างๆ เป็นต้น

ในอนาคตระบบ MUFIS สามารถที่จะถูกพัฒนาให้มีความสามารถและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นให้เป็น electronic Self Assessment Report (e-SAR) เพื่อรองรับการประเมินคุณภาพภายในจาก สกอ. และ การประเมินคุณภาพภายนอกจาก สมศ. ได้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น ท่านสามารถเข้าดูระบบ MUFIS ได้ที่ http://intranet.mufis.mahidol